Jedną z zasad, która został wprowadzona rozporządzeniem z 2011 r. do instrukcji kancelaryjnej, a która w dalszym ciągu często sprawia pracownikom problemy w praktycznym stosowaniu, dotyczy kwestii postępowania z dokumentacją w sytuacji współpracy komórek organizacyjnych w toku realizowanych spraw. Niejednokrotnie zdarza się, że aby zrealizować daną sprawę, trzeba zwrócić się o informację, opinię lub dokument do innego wydziału czy biura. W takiej sytuacji standardowo pisało się kiedyś pismo ze znakiem swojej sprawy, a po jakimś czasie przychodziła odpowiedź oznaczona innym znakiem sprawy. Powodowało, że oba pisma znajdowały się w dwóch różnych sprawach i trzeba było je archiwizować podwójnie. Z punktu widzenia zarządzana dokumentacją było to postępowanie nieefektywne, więc zaproponowano tu nowe podejście:
Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
Par. 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Ten sposób postępowania dotyczy zarówno modelu tradycyjnego, jak i EZD, z tą jednak różnicą, że w postępowaniu „papierowym” dopuszczono jeszcze fakultatywnie „odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna”, ale – co ważne – ma ona być wtedy kwalifikowania do kategorii archiwalnej Bc. Ponieważ EZD daje nam tu większe możliwości i de facto ułatwia realizację tego obowiązku, tu takiego wyjątku nie wprowadzano. Stąd też należy pamiętać, że przy EZD nie powstaje dokumentacja o kategorii Bc.
W praktyce w dalszym ciągu, i dotyczy to nawet EZD, dochodzi do takiej sytuacji, że sprawy są zakładane w obu współpracujących komórkach organizacyjnych i dzieje się to w ramach klas „merytorycznych” dla obu komórek. Może to być spowodowane brakiem wiedzy pracowników, ale też często problematyczną do rozstrzygnięcia kwestią, która z komórek jest merytoryczna, a która współpracująca, bo zdarza się, że obie uznają się przecież za merytoryczną.
Jednak w sytuacji, gdy kolega lub koleżanka z instytucji prosi np. o opinię lub zajęcie stanowiska w danej kwestii, bo jest w toku realizacji jakiejś już sprawy i my jesteśmy „merytoryczni”, bo mamy wiedzę, aby tej informacji udzielić, nie powinno prowadzić nas to do zakładania „naszej” sprawy. W tej sytuacji podstawowe znaczenie ma fakt, że sprawa w ramach instytucji już jest i sens udzielenia naszej „odpowiedzi” wpisuje się przecież realizację sprawy już istniejącej. Nie mamy tu dylematu, co było pierwsze, jajko czy kura, więc mnożenie bytów w spisie spraw jest nadmiarowe. Sposób działania jest więc prosty: przygotowujemy pismo w jednym egzemplarzu i przekazujemy je komórce „pytającej”, czyli w tym kontekście sytuacyjnym – merytorycznej. Jeżeli mamy system klasy EZD – udostępniamy pismo w systemie lub bezpośrednio umieszczamy w sprawie, która została nam udostępniona.
Często zdarza się i tak, że na jeden wniosek zewnętrzny trudno udzielić odpowiedzi tylko jednej komórce organizacyjnej i wtedy wyznacza się komórkę merytoryczną, która ma udzielić odpowiedzi przy współpracy z innymi komórkami. W tej sytuacji zakłada ona sprawę, a pozostałe komórki dają tylko wkład do tej sprawy, swoich odrębnych spraw już nie tworząc. Innym przykładem jest też np. „scentralizowanie” obsługi informacji publicznej w instytucji, poprzez wyznaczenie komórki, która ma za to odpowiadać na poziomie całego urzędu. Oczywiście nie będzie ona mogła swojej roli realizować bez współpracy z innymi komórkami, z których każda odpowiadając na taki wniosek byłaby przecież merytorycznie właściwa, ale na gruncie sprawy właściwa będzie ta komórka, która koordynuje proces i tylko ona będzie zakładać sprawę z klasy dedykowanej udostępnianiu informacji publicznej, a pozostałe komórki dodawać będą jedynie swój wkład.
Należy jednak pamiętać, że nie zawsze komórka inicjująca proces, wnioskująca o coś będzie komórką merytoryczną. W instytucjach mamy też szereg procesów wewnętrznych, gdzie pracownicy wnioskują o coś do komórki, która za coś odpowiada zgodnie z regulaminem organizacyjnym – np. zamówienie mebli, sali czy auta służbowego. W tej sytuacji wnioskujący o tego typu rzeczy nie będzie zakładać sprawy – tylko kieruje pismo w jednym egzemplarzu i bez znaku spraw do tej merytorycznej komórki, która to dopiero na bazie takiego wniosku założy sprawę z klasy JRWA właściwej dla danej kategorii zadania. Dzięki temu dane zadanie dokumentowane i archiwizowane będzie tylko raz w ramach jednej komórki, która jest w tym wypadku merytoryczna zgodnie z regulacjami wewnętrznymi i ma „prawo” zakładać sprawy z danej klasy JRWA.
Często w sytuacji „współpracy międzywydziałowej” pracownicy mają obawy, że jeżeli nie założą sprawy to ich nakład pracy nie będzie „odnotowany” przez przełożonego, bo nie będzie odzwierciedlony jako sprawa. Patrząc przez ten pryzmat „czują” potrzebę rejestracji kolejnej sprawy, aby tylko ten „wysiłek” udokumentować. Faktycznie może to być pewne „utrudnienie”, ale tu z pomocą przychodzą nam systemy klasy EZD, które powinny powalić nam „odzwierciedlić” zaangażowanie pracowników także w ramach takiej współpracy, tak aby i przepis był „syty” i nakład pracy „odnotowany”. W ramach takiej współpracy zdarza się i tak, że z różnych powodów istnieje czasami silna potrzeba „kwitowania” dokumentacji przekazywanej między komórkami w systemie tradycyjnym. I tutaj wdrożenie systemu klasy EZD też pozwala ten problem wyeliminować, bo gdy współpracujemy „elektronicznie” wszystko jest w tym zakresie transparentne. EZD doskonale zatem sprawdza się w realizacji procesów wewnętrznych i pozwala efektywnie realizować współpracę między komórkami organizacyjnymi, pozwalając ograniczyć nie tylko liczbę pism papierowych, ale i generalnie liczbę dublowanej dokumentacji i zakładanych spraw w instytucji.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.