Dziś zgodnie z deklaracją sprzed tygodnia przyjrzymy się paczce administracyjnej – eADM.
Rozporządzenie Prezydenta RP z 2019 r. jest przełomowe, gdyż jest pierwszym aktem prawnym, uwzględniającym w szerszej perspektywie współpracy międzyinstytucjonalnej sytuację, że akta spraw w podmiotach publicznych mogą być prowadzone w postaci elektronicznej w modelu EZD. Dotychczas podejście sądów administracyjnych najczęściej opierało się na zasadzie ignorowania tego faktu i – mimo prowadzenia akt spraw w postaci elektronicznej przez organ – żądania od niego dokumentacji papierowej. Były nawet przypadki grożenia karami administracyjnymi za próby przekazania dokumentacji elektronicznie. W sposób oczywisty stanowiło to barierę w rozwoju elektronizacji, tym bardziej, że często także w relacjach między organami administracyjnymi też trzeba było przekazywać akta spraw, i często i tu był opór, aby przyjmować dokumentację elektronicznie. Brak było rozwiązań, co konkretnie i jak przekazywać, a w sytuacji, gdy już udało się ten opór przełamać, często następowało odwołanie się do „analogii” z papieru, co prowadziło do generowania nadmiarowej pracy przez urzędników. Rozporządzenie Prezydenta RP, choć teoretycznie odnosi się tylko do zagadania skargi administracyjnej, wprowadziło tu określony standard, który można wykorzystywać też w innych procedurach przekazywania całej dokumentacji w postaci elektronicznej.
Rozporządzenie stwierdza, że:
Akta sprawy organ przekazuje do sądu w takiej postaci, w jakiej są prowadzone.
Akta sprawy prowadzone w postaci elektronicznej przekazuje się jako wyodrębniony z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, w rozumieniu przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zbiór dokumentów obejmujących akta sprawy, zwany dalej „paczką eADM”.
Paczka administracyjna to, podobnie jak paczka archiwalna, zbiór dokumentów (plików) i metadanych. Zakres metadanych ma być zgodny z omawianym już rozporządzeniem w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. W zakresie dokumentów określone zostało z czego powinny składać na elektroniczne akta spraw:
- dokumenty elektroniczne z uwzględnieniem ich podpisów elektronicznych;
- odwzorowania cyfrowe dokumentów sporządzonych w postaci papierowej;
- protokoły i adnotacje z czynności postępowania mających znaczenie dla sprawy lub ich odwzorowania cyfrowe;
- odwzorowania cyfrowe kopert dokumentów otrzymanych w postaci papierowej;
- odwzorowania cyfrowe potwierdzeń odbioru i doręczenia dokumentów doręczanych w postaci papierowej;
- urzędowe poświadczenia odbioru.
Generalnie jest to zgodne z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej, aczkolwiek w większości normatywów kancelaryjnych brak jest wymogu odwzorowywania kopert. Tym samy mając świadomość, że akta mogą podlegać wymaganiom przekazywania do sądów administracyjnych warto te koperty zachować (razem z dokumentem w składzie chronologicznym) i w sytuacji konieczności przekazania „doskanować” do akt w systemie klasy EZD. Kolejną różnicą jest wymóg uwierzytelnienia podpisami lub pieczęciami elektronicznymi odwzorowań cyfrowych w takiej paczce. W przepisach kancelaryjnych czy wymogach paczki archiwalnej nie jest to dziś wymagane, aczkolwiek w propozycjach nowelizacji przepisów archiwalnych ten wymóg już się pojawiał i pewnie z biegiem czasu zostanie zaimplementowany.
W sytuacji gdy treści dokumentu papierowego nie udało się odwzorować w całości w systemie klasy EZD dokumentację ze składu chronologicznego trzeba przekazywać do sądu odrębnie, dlatego warto dążyć do pełnego zeskanowania jak największej części akt. Gdy mamy całość akt w systemie, który potrafić generować paczkę eADM to możemy w sposób przystępny przekazywać akta za pomocą ePUAP do sądów administracyjnych. Jest to dobrze widoczne zwłaszcza, gdy porównamy wymagania dla sposobu przekazywania akt elektronicznych i papierowych, gdzie akta papierowe przekazywać musimy jako „zbiór kolejno ponumerowanych kart połączonych za pomocą środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentu”. Pod tym względem wymagania paczki eADM wydają się być przyjaźniejsze dla urzędnika.
Myśląc o wdrożeniu systemu klasy EZD należy zatem zainteresować się jego „możliwościami” w zakresie generowania nie tylko paczki archiwalnej, ale i eADM. Dotyczy się to również innych systemów teleinformatycznych (np. systemów dziedzinowych) jeżeli chcielibyśmy je wykorzystywać do prowadzenia akt elektronicznie.
Dzięki rozporządzeniu sądy zaczęły honorować elektroniczne akta spraw, ale nie zawsze tylko w postaci paczki eADM. Część organów przekazuje akta jako plik zip i cześć sędziów to uznaje. Ponieważ w sądach administracyjnych brak jest narzędzia do „przyjaznego” odczytu paczki eADM, sądy nie zawsze są tu pryncypalne w tym zakresie. Aktualnie trwają jednak prace nad dostosowaniem do oczekiwań sądów istniejącego na rynku narzędzia tzw. „Przeglądarki paczek eADM”. Należy zatem oczekiwać, że wraz z wdrożeniem tego narzędzia w sądach nastąpi także „rozpowszechnienie” samej paczki eADM, a co za tym idzie będzie to kolejny impuls w rozwoju e-administracji. Paczka administracyjna wypełniając istotną lukę systemową w zakresie elektronizacji postępowań powinna także służyć popularyzacji idei EZD w podmiotach publicznych.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
