Na elektroniczne akta spraw prowadzone w modelu EZD składają się dokumenty elektroniczne. Zasadniczo każdy taki dokument to zestawienie: plik + metadane. W przypadku pism w postaci papierowej, tym plikiem „przetwarzanym” w EZD będzie skan, czyli najczęściej plik w formacie pdf. Może też się zdarzyć sytuacja, że odwzorowania cyfrowego nie będzie w ogóle i w systemie będą tylko metadane danej przesyłki. Przy mailach będziemy mieli do czynienia z reguły z formatami eml lub msg, a dla ePUAP – xml. Do tego możliwa jest cała gama formatów, która może być załącznikami do tych przesyłek, przekazywanych środkami komunikacji elektronicznej lub na nośnikach danych. W przypadku przesyłek elektronicznych ważne jest, aby w systemie zachowywane były one jako tzw. naturalne dokumenty elektroniczne – czyli dokumenty będące od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadających pierwowzoru w postaci nieelektronicznej. Osobiście widziałem sytuację, że maile, a nawet dokumenty z ePUAP, były wprowadzane do systemu klasy EZD jako skany, co jest oczywiście praktyką, która nie powinna mieć miejsca. Dziś 99% powstających w administracji pism są naturalnymi dokumentami elektronicznymi i idealnym założeniem jest, abyśmy dzięki EZD i e-Doręczeniom mogli zachowywać je wyłącznie w takiej postaci, bez konwertowania do postaci papierowej.
Chcąc jednak prowadzić sprawy w modelu EZD musimy brać pod uwagę okoliczność, że może zaistnieć sytuacja przekazania dokumentacji w postaci właśnie elektronicznej do innych organów i potrzebne są narzędzia, aby to zrobić w sposób efektywny. Przy projektowaniu założeń elektronizacji akt sprawy przewidziano okoliczność przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w postaci tzw. paczki archiwalnej. Stanowi ona zbiór materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, utworzonych i zapisanych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2006 r. Paczka archiwalna grupuje zwartość akt sprawy w trzy foldery:
- dokumenty,
- metadane,
- sprawy.
W pierwszym folderze znajdują się pliki dokumentów składające się na daną sprawę, w drugim metadane do tych plików (jako pliki xml), a w trzecim – metadane samej sprawy (też xml). Oczywiście w takiej paczce może być umieszczone wiele spraw i odpowiadających im plików dokumentów i metadanych. W modelu EZD materiały archiwalne powinny być przekazywane do archiwów państwowych po 10 latach i trafiać jako paczki archiwalne do Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE).
Paczka archiwalna jest zagadnieniem, które dotyczy przede wszystkim archiwistów i odnosi się tylko do części dokumentacji prowadzonej w modelu EZD – tylko do materiałów archiwalnych. To co bardziej powinno zainteresować wszystkich pracowników instytucji publicznych to okoliczność przekazywania akt spraw do innych organów lub sądów administracyjnych. Taka sytuacja może dotyczyć bowiem także dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B). Tutaj przez długi czas nie było wypracowanego rozwiązania, co stanowiło istotną przeszkodę dla rozwoju EZD. Pamiętam liczne rozmowy z kolegami i koleżankami w temacie przejścia z ich procesem na EZD, gdzie koronnym argumentem przeciw, był fakt przekazywania akt spraw do innych organów i sądów. I faktycznie trudno było mi z tym polemizować – polska administracja wprowadzającej elektronizację akt spraw systemowo „zapomniała” o takim drobnym szczególe. Szukając rozwiązania tego problemu trzeba było oprzeć się na jakimś standardzie, wspólnym dla akt spraw prowadzonych w różnych systemach klasy EZD.
I tutaj za punkt odniesienia przyjęto właśnie paczkę archiwalną, która miała już wypracowaną strukturę i z mocy prawa każdy system klasy EZD musiał być w stanie ją wygenerować. Tak zrodziła się paczka administracyjna – paczka eADM, czyli zmodyfikowana wersja paczki archiwalnej.
Aktem prawnym wprowadzającym ją do polskiego systemu prawnego jest rozporządzenie Prezydenta RP z 2019 r. Ponad 10 lat od wypracowania standardów dla paczki archiwalnej, dla metadanych i dla systemów teleinformatycznych klasy EZD pojawiło się rozwiązanie, jak przekazywać elektroniczne akta spraw do sądu administracyjnego. Mimo, że do dnia dzisiejszego upłynęło już kolejne 5 lat, wciąż jesteśmy na etapie adoptowania się do tego narzędzia – zarówno po stronie administracji jak i sądów administracyjnych. W mojej ocenie rozwiązanie to ma jednak duży potencjał i w najbliższej przyszłości jego „absorpcja” powinna być coraz większa, co stworzy przesłanki również do rozwoju samego EZD.
Za tydzień – bardziej szczegółowe omówienie paczki eADM.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
