Dziś będzie o metadanych kancelaryjnych niezbędnych przy prowadzeniu spraw w modelu EZD wynikających z instrukcji kancelaryjnej. Gdy już zdefiniujemy z jakim obiektem mamy do czynienia w systemie klasy EZD, możemy na podstawie załącznika do instrukcji określić jakie metadane są niezbędne, aby efektywnie nim zarządzać. Część tych metadanych pokrywa się z metadanymi określonymi w omawianym w zeszłym tygodniu rozporządzeniu i podobnie jak tam, mamy tu do czynienia z metadanymi obowiązkowymi i fakultatywnymi.
A. Dla przesyłek wpływających wymagalnymi metadanymi są:
- Nadawca;
- Adres;
- Data widniejąca na piśmie;
- Data wpływu przesyłki;
- Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie);
- Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu;
- Tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu;
- Dostęp – określenie dostępu;
- Typ.
W porównaniu do rejestru przesyłek wpływających dla systemu tradycyjnego (papierowego) większość metadanych jest tożsamych. Nowością jest pkt. 5 czyli data i czas rejestracji – ale ją automatycznie odnotowuje system klasy EZD; natomiast pkt 6 (identyfikator) jest odpowiednikiem numeru z rejestru. Faktycznymi dwiema nowymi metadanymi są tu zatem punkty 8 i 9. Poprzez dostęp definiujemy przyszłe udostępnianie danego dokumentu (np. w BIP) i generalnie metadana ta przybiera wartość: dostępny, niedostępny lub częściowo dostępny. Jeżeli chodzi o typ, to dla pism domyślną wartością powinno być Text, gdy mamy do czynienia z zapisanym dokumentem.
Mamy też tu określone dwie metadane, które są wymagalne w określonych sytuacjach:
- Znak nadany przesyłce przez nadawcę
- Format
Pisząc o znaku generalnie chodzi o znak sprawy, z którym będziemy mieli do czynienia przy pismach z innych podmiotów publicznych – zgodnie z przepisami kancelaryjnymi każdy dokument wychodzący musi mieć znak sprawy. Zdarzają się jednak sytuację, że i pisma od osób fizycznych maja nadawane swoje identyfikatory i też je należy wprowadzić. Metadana „format” wymagana jest tylko dla plików elektronicznych.
Mamy też do czynienia z metadanymi opcjonalnymi, takimi jak data nadania przesyłki, sposób jej dostarczenia czy liczba załączników. Co ciekawe, ta ostatnia metadana w rejestrze przesyłek dla sytemu tradycyjnego jest obowiązkowa.
B. Dla przesyłek wychodzących obowiązkowymi metadanymi są:
- Imię i nazwisko oraz stanowisko pracowników biorących udział w przygotowywaniu i akceptacji pisma.
- Oznaczenie adresata
- Adres
- Data widniejąca na piśmie
- Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu
- Tytuł
- Dostęp
- Typ
- Sposób wysyłki
Tu już występuje więcej rozbieżności z rejestrem w systemie tradycyjnym. Poza identyfikatorem system odnotowuje automatycznie osoby uczestniczące w procesie tworzenia i akceptowania pisma – co jest odpowiednikiem paraf na dokumencie ad acta w modelu papierowym. W EZD podaje się datę widniejącą na piśmie, tytuł, dostęp i typ – czego nie ma w klasycznym rejestrze. Należy podkreślić, że w obu modelach obowiązkową informacją jest podanie sposobu wysyłki, o czym często zapominają pracownicy, zwłaszcza gdy stosują niestandardowe tryby doręczenia przesyłki (odbiór osobisty, wysyłka mailem). Dodatkowo w modelu tradycyjnym informacja ta powinna być naniesiona na dokument ad acta.
Tu też mamy dla dokumentów elektronicznych obowiązkową metadaną format, a jedną z opcjonalnych metadanych jest data nadania przesyłki.
C. Z mniejszą liczbą metadanych mamy do czynienia dla elementów akt sprawy niebędącymi przesyłkami – czyli najczęściej pism wewnętrznych.
- Imię i nazwisko oraz stanowisko pracowników biorących udział w przygotowywaniu i akceptacji pisma.
- Data i czas włączenia do akt sprawy – zapisywana automatycznie.
- Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu
- Tytuł
- Dostęp
- Typ
Tu także metadana format jest wymagalna dla dokumentów elektronicznych – i pamiętajmy, że pisma wewnętrzne w EZD z zasady powinny mieć postać elektroniczną. Tylko w sytuacji gdy mamy do czynienia z papierową listą obecności czy jakimś protokołem uzupełnianym w terenie powinny one jako skany być zaciągane do systemu.
Ostatnim obiektem na poziomie załącznika do instrukcji, który ma zdefiniowane wymagana to sprawa. Tu wymagalne są:
- Imię i nazwisko zakładającego lub prowadzącego sprawę
- Data i czas założenia sprawy – zapisywana automatycznie
- Data i czas ostatniego elementu akt sprawy – zapisywana automatycznie
- Znak sprawy – zapisywany automatycznie
- Tytuł
Zwraca uwagę, że dwie kluczowe informacje – data założenia sprawy w rozumieniu KPA i zakończenia sprawy nie są wymagalnymi metadanymi. System automatycznie zaś odnotowywać datę rejestracji w systemie i ostatniego pisma włączanego do sprawy.
Metadane dostęp, typ i format także są wymagane, ale tylko dla materiałów archiwalnych w momencie eksportu do paczki archiwalnej.
I tu dochodzimy do setna istnienia metadanych kancelaryjnych, które są kluczowe dla procesu archiwizacji dokumentacji w EZD. Archiwista przejmując sprawy w EZD weryfikuje czy wszystkie wymagalne metadane są uzupełnione, a są one szczególnie istotne dla Archiwów Państwowych, gdyż mają ułatwić potem wieczyste „przetwarzanie” tej dokumentacji. Stąd też w procesie przyjmowania paczek archiwalnych opracowane zostały specjalne walidatory weryfikujące czy metadane są uzupełnione. Innym zagadnieniem jest fakt, że podczas pracy w EZD powstaje wiele innych, często cennych metadanych i zagadnieniem na przyszłość dla służb archiwalnych powinno być podjęcie działań na rzecz zachowania jak największej liczby tych danych z systemów klasy EZD – nie tylko wariantu minimalnego.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
