Dziś rozpoczniemy wątek metadanych kancelaryjnych niezbędnych przy prowadzeniu spraw w modelu EZD. Instrukcje kancelaryjne, zawierające zapisy o prowadzeniu dokumentacji w EZD, muszą zawierać załącznik określający określający minimalny zakres struktury metadanych dla takich podstawowych obiektów kancelaryjnych jak:
- przesyłka wpływająca,
- przesyłka wychodząca,
- elementy akt spraw nie będący przesyłką (np. pisma wewnętrzne),
- sprawa.
Określone w załączniku metadane nie są zatem katalogiem zamkniętym, bo szereg metadanych, które są wymagane, aby skutecznie zarządzać dokumentacją wynika też z samych zapisów instrukcji kancelaryjnej i uważny jej czytelnik jest je w stanie wychwycić. Systemy klasy EZD powinny umożliwiać uzupełnianie tych metadanych pracownikom, ale najlepiej, jeśli wspierają ten proces i wręcz wymuszają/pilnują, aby były one uzupełnione (to będzie kluczowe dla późniejszej archiwizacji tej dokumentacji).
Jednak zanim przyjrzymy się metadanym wynikającym z instrukcji kancelaryjnej, dziś wprowadzające „dwa słowa” o innym kluczowym akcie prawnym regulującym obowiązkowe metadane dla dokumentów elektronicznych w ogóle. Chodzi tu o rozporządzenie MSWiA z 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Wymienia ono 14 podstawowych metadanych, którymi powinny być opisywane dokumenty elektroniczne, przy czym 7 jest obligatoryjnych:
- identyfikator – jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
- twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;
- tytuł – nazwa nadana dokumentowi;
- data – data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
- format – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu (np. xml, pdf);
- dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument (publiczny/niepubliczny);
- typ – określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata.
Przetwarzając zatem dokument elektroniczny w systemie teleinformatycznym te dane o dokumencie muszą zostać uzupełnione, a często dzieje się to automatycznie (dotyczy to np. identyfikatora, daty, formatu czy typu). Pozostałe 7 metadanych podaje się, jeżeli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania w danym systemie:
- relacja – określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
- odbiorca – podmiot, do którego dokument jest adresowany;
- grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
- kwalifikacja – kategoria archiwalna dokumentu;
- język – kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
- opis – streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;
- uprawnienia – wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
Jeżeli zatem dany dokument jest odpowiedzią na inny dokument czy też załącznikiem do innego dokumentu, to mamy do czynienia z metadaną relacji i powinna być ona w systemie odnotowywana, jeżeli tworzymy dokument wychodzący, to musimy uzupełnić metadaną odbiorcy. Jeżeli dokument stanowi cześć akt sprawy to należy uzupełnić metadane: grupowanie i kwalifikacja, gdyż sprawa musi mieć przypisaną jakąś kategorię archiwalną. To ostatnie dotyczy przede wszystkim systemów klasy EZD/EOD, bo wiadomo, że nie każdy system teleinformatyczny pozwala klasyfikować i kwalifikować dokumenty zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. Tak samo nie zawsze będzie stosowana metadana opis, język czy uprawnienia.
Rozporządzenie narzuca pewne „ramy” metadanych dla wszystkich systemów teleinformatycznych, które uszczegółowione są w instrukcji kancelaryjnej dla systemów klasy EZD/EOD. W załączniku do instrukcji mamy jednak różne metadane przypisane do różnych kategorii obiektów, więc pierwszą rzeczą na którą należy zwrócić uwagę do właśnie zaklasyfikowanie dokumentu do właściwej kategorii: wpływających, wychodzących czy niestanowiących przesyłki (wewnętrznych). Dopiero po tej kategoryzacji wiemy jaki zestaw metadanych powinniśmy przypisać do dokumentu. To wydawałoby się prozaiczne zadanie, dla niektórych rodzajów dokumentów może być kłopotliwe – bo czy umowa jest dokumentem wychodzącym, wpływającym, a może wewnętrznym? Czy zwrotne potwierdzenie odbioru to przesyłka, czy też element akt sprawy? O ile w modelu tradycyjnym takie kategoryzowanie pewnych pism można pominąć (czy ktoś myślał o rejestrowaniu zwrotki?), to w systemach teleinformatycznych każdy „obiekt” kancelaryjny musi zostać zero-jednynkowo skategoryzowany (nawet zwrotka!). Od przyjętego rozstrzygnięcia takich dylematów będzie zależeć jaki zestaw metadanych przypiszemy dokumentowi, bo nie może być w systemie obiektu bez metadanych.
Za tydzień już szczegółowo o metadanych kancelaryjnych wynikających z instrukcji kancelaryjnej.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
