Dziś, zgodnie ze złożoną obietnicą, o metadanych – kluczowym elemencie dla zarządzania dokumentacją. Aby docenić wagę metadanych wystarczy spojrzeć na ich definicję. Wikipedia podaje, że są to „dane o danych”, czyli
ustrukturyzowane informacje stosowane do opisu zasobów informacji lub obiektów informacji, dostarczające szczegółowych danych, dotyczących atrybutów zasobów lub obiektów informacji, w celu ułatwienia ich znalezienia, identyfikacji, a także zarządzania tymi zasobami.
Z metadanymi mamy zatem do czynienia przede wszystkim w każdym systemie teleinformatycznym i mogą być ich różne rodzaje. Z punktu widzenia naszych rozważań kluczowa jest definicja z instrukcji kancelaryjnej:
zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
W systemach klasy EZD konieczne jest zatem „gromadzenie” – „przypisywanie” metadanych do obiektów takich jak przesyłka, pismo czy sprawa. Dzięki tym informacjom/danym jesteśmy w stanie nie tylko prawidłowo „zarządzać” – „wyszukiwać” dokumenty elektroniczne oraz ich zbiory, ale także potem je archiwizować, a docelowo, w przypadku materiałów archiwalnych, potem udostępniać w archiwach państwowych obywatelom. Musimy sobie zatem zdawać sprawę, że sens „dodania” konkretnej metadanej, który urzędnikowi z perspektywy dzisiejszej może wydawać się nieistotny, w przyszłości ma swoją wagę z punktu widzenia archiwalnego.
Ale zanim o metadanych w EZD, dwa słowa o „metadanych” w systemie tradycyjnym. W modelu papierowym też przecież występował i dalej występuje obowiązek „gromadzenia” szeregu informacji o przesyłkach i sprawach – mamy przecież rejestry przesyłek wpływających czy wychodzących oraz spisy spraw. Przepisy kancelaryjne nakładają też obowiązek nanoszenia pewnych informacji na dokumentację papierową w teczkach aktowych: dekretacji, znaku sprawy, weryfikacji podpisu elektronicznego (dla pism wpływających) czy informacji o sposobie wysyłki (na dokumentach wychodzących). To wszystko stanowi swoiste „metadane kancelaryjne”, czyli tak naprawdę nie mówimy o niczym odkrywczym z punktu widzenia urzędnika.
Dziś mamy jednak do czynienia ze zmianą sposobu „wprowadzenia-gromadzenia” metadanych, bo teraz są to zapisy w systemie teleinformatycznym – i możemy tu mówić zarówno o systemie EOD, jak i klasy EZD. W tym pierwszym możemy uzupełniać odpowiednie metadane i wykorzystywać go właśnie jako zastępstwo dla tych wspomnianych rejestrów oraz „generator” spisów spraw (o ile prowadzimy sprawy pomocniczo w takim systemie) – niemniej jednak dalej musimy nanosić informacje na dokumenty w teczkach aktowych – bo akta dalej są papierowe. System klasy EZD nie tylko zastępuje nam „papierowe” rejestry dla całości dokumentacji w podmiocie, ale dodatkowo dla spraw prowadzonych w modelu EZD zwalnia z obowiązku prowadzenia spisu spraw czy nanoszenia wymienionych wyżej informacji na dokumenty papierowe (jeżeli się pojawią). Te informacje to po prostu kolejne metadane w systemie.
Jeżeli sprawy prowadzimy jednak dalej w modelu tradycyjnym to system klasy EZD nie zwalnia nas z tych ostatnio wymienionych obowiązków i de facto działa dla tej dokumentacji jak system klasy EOD. Zarządzenie dokumentacją papierową i elektroniczną ma swoją specyfikę, dlatego też zakres „metadanych kancelaryjnych” dla akt w modelu EZD i tradycyjnym częściowo różni się od siebie. Odnosząc się do zeszłotygodniowego tekstu przykładem może być obowiązek dla EZD „gromadzenia – uzupełniania” metadanych o pełnym lub niepełnym odwzorowaniu cyfrowym przesyłki papierowej czy przynależności jej do konkretnego składu chronologicznego. Tych informacji dla akt w modelu papierowym nie potrzebujemy. Inaczej też wygląd praktyka uzupełniania „metadanych kancelaryjnych”, bo co innego prowadzić papierową książkę wpływów lub mieć ją w formie pliku na komputerze, a co innego wykorzystywać do tego system teleinformatyczny, który część metadanych może uzupełnić automatycznie lub je podpowiadać – znacznie ułatwiając tym samym rejestrację przesyłki. Dotyczy to zwłaszcza procedowania naturalnych dokumentów elektronicznych, ale i dla dokumentów papierowych rozwijane są funkcjonalności w ramach systemów EOD/EZD, pozwalające „zaczytwyać” odpowiednie dane z zeskanowanych dokumentów. W systemach czynności wykonywane na dokumentach czy sprawach są też często odnotowywane automatycznie przez system, bez konieczności angażowania pracownika – co przy modelu EZD zwalnia urzędników z części obowiązków „kancelaryjnych” znanych im z systemu tradycyjnego.
Na koniec tej części rozważań o „metadanych kancelaryjnych” – o których bardziej szczegółowo będzie jeszcze za tydzień – warto pamiętać, że w pracy urzędnika możemy spotkać się też z innymi kategoriami „metadanych”,, wynikających z innych przepisów prawa. Przykładem może być KPA i obowiązek dla części dokumentacji prowadzenia metryk spraw – czyli uzupełniania pewnych informacji o sprawie i dokumentacji. Tutaj system EOD/EZD może być pomocnym narzędziem generowania takich metryk właśnie na podstawie uzupełnianych metadanych dotyczących czynności na danym obiekcie. Musimy jednak pamiętać, że metryka – jeżeli jest wymagana – jest obligatoryjnym elementem akt sprawy, więc musi finalnie przybrać postać dokumentu: papierowego – jeżeli akta są papierowe lub elektronicznego – jeżeli akta są elektroniczne. Zakres gromadzonych metadanych w różnych systemach i w ramach różnych procedur często jest odmienny, ale w świecie opartym na informacji i danych jednego możemy być pewni – że „danych o danych” też będzie tylko coraz więcej.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
