Dziś – zgodnie z obietnicą – ponownie o składach chronologicznych.
Po rozstrzygnięciu kluczowych kwestii związanych z organizacją składu lub składów (ile składów, gdzie zlokalizowane, kto nimi zarządza, ile zbiorów dokumentacji) kolejny punkt, który jest bardzo ważny, to narzędzia w systemie klasy EZD do obsługi składu. Zgodnie z normatywami kancelaryjnymi musi istnieć powiązanie między dokumentem papierowym umieszczanym w składzie, a dokumentem elektronicznym powstałym na jego bazie w systemie klasy EZD. Użytkownik pracujący w systemie musi posiadać w nim informację, gdzie może odnaleźć dokument papierowy znajdujący się w składzie (czyli odpowiednią metadaną) i odwrotnie – pracownik przeglądający dokumenty w składzie powinien móc wyszukać dany dokument w systemie (po odpowiednim identyfikatorze systemowym). Ponieważ wyszukiwanie dokumentów w składzie, teoretycznie, odbywa się po odpowiednich identyfikatorach nadawanych przez system klasy EZD, stąd zostało przyjęte założenie, że dokumentacja w odpowiednich zbiorach składu ma być ułożona chronologicznie według tych właśnie identyfikatorów. O ile założenie to z perspektywy wyszukiwania dokumentacji jest do przyjęcia, to, tak jak wcześniej pisałem, w praktyce zweryfikowane zostało jako bardzo problematyczne. Jeżeli chodzi o powiązania dokumentacji w składzie z systemem, należy pamiętać, że dodatkowo w systemie musi być odnotowana informacja (kolejna metadana) o tym, w którym zbiorze (czytaj: segregatorze/pudle/teczce) składu znajduje się dokument, a w szczególności informacja czy dokument jest w pełni odwzorowany cyfrowo czy posiada jedynie odwzorowanie niepełne. Informacja ta będzie kluczowa przy archiwizacji dokumentacji.
Biorąc pod uwagę wskazane wyżej obowiązki, niezwykle istotne jest, aby pracownicy wprowadzali te informacje (metadane) do systemu. System klasy EZD powinien dysponować narzędziami nie tylko dającymi urzędnikom możliwość realizacji tego obowiązku, ale też wręcz wymuszającymi ich wprowadzenie. Taką podstawową funkcjonalnością powinno być powiązanie możliwości przypisania dokumentu do odpowiedniego składu chronologicznego w systemie klasy EZD tylko dla dokumentów, które zostały zaklasyfikowane do klasy JRWA prowadzonej w modelu EZD. Innymi słowy, w systemie nie powinno być możliwe przypisanie do składu dokumentu jeszcze niezaklasyfikowanego lub zaklasyfikowanego do sprawy papierowej. Pracownicy obsługujący skład powinni mieć w systemie podgląd na wszystkie dokumenty, którymi dysponują fizycznie i w ten sposób weryfikować, czy faktycznie to co mają pokrywa się z tym co jest w systemie.
Kolejną ważną funkcjonalnością w systemie klasy EZD w kontekście zarządzania składem/składami jest możliwość procesowania wypożyczeń i wycofań dokumentacji ze składu. Pracownicy często są przyzwyczajeni do pracy na dokumentach papierowych, stąd mimo akt w EZD, mogą chcieć wypożyczyć dokument ze składu i trzeba im umożliwić złożenie odpowiedniego wniosku w systemie i potem rozliczyć pracownika w kwestii zwrotu do składu. Zdarzają się też wycofania dokumentu ze składu przy błędnym zaklasyfikowaniu dokumentu lub np. konieczności przekazania akt do innego organu i wtedy też na poziomie systemu powinno to być rozliczalne. Praktycznymi funkcjonalnościami mogą być tez możliwość generowania zestawienia dokumentacji w składzie, spisów zdawczo-odbiorczych czy też etykiet dla segregatorów/pudeł/teczek.
I tu przechodzimy na wątek archiwizacji składów chronologicznych. Skład składa się z kliku zbiorów, każdy zbiór może składać się z jednego, kilku, a nawet kilkunastu segregatorów/pudeł/teczek, z których każdy musi być odpowiednio opisane („zaetykietowane”). Zbiory te są zakładane na każdy rok odrębnie i skład jest archiwizowany jako całość, czyli wszystkie zbiory z danego roku kalendarzowego. Cały ten „rocznik” składu archiwizowany jest po de facto 3 latach i jest to niezależne od archiwizacji spraw elektronicznych w modelu EZD. Jeżeli na dany skład chronologicznych składają się np. 4 zbiory (przesyłek wpływających odwzorowanych cyfrowo, wpływających nie w pełni odwzorowanych cyfrowo, wewnętrznych i zwrotek) zawierające pisma przyjęte do składu w 2024 r. to archiwizacja tego „rocznika” składu nastąpi w 2027 r. Może zdarzyć się sytuacja, że w takim zarchiwizowanym roczniku składu będzie dokumentacja papierowa, dotycząca spraw, które jeszcze są w toku. Na gruncie przepisów mamy zatem „oderwanie i separację” procedowania i potem archiwizacji – akt spraw w systemie klasy EZD i dokumentacji składu chronologicznego. Praktyka pokazuje, że założenie oddzielenia tych „dwóch światów” nie do końca zdaje egzamin, bo co zrobić w sytuacji, gdy trzeba archiwizować rocznik składu, a jednocześnie dokumenty są na wypożyczeniu lub zostały przekazane do innego organu z założeniem powrotu? Mamy tu różne praktyki w różnych urzędach. Roczniki składu archiwizuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, a kluczową informacją poza ilością segregatorów/pudeł/teczek w odpowiednich zbiorach, są właśnie identyfikatory dokumentów znajdujących się w składzie, przy czym na opisach archiwizowanej jednostki podaje się identyfikatory skrajne (np. od 1 do 144).
Osoby odpowiedzialne za archiwizację składów (z reguły pracownicy kancelarii/sekretariatów) poza „pilnowaniem” kompletności składu, muszą dbać przede wszystkim o zachowanie układu chronologicznego, ale też pamiętać, że dla dokumentacji bez pełnego odwzorowania cyfrowego konieczne będzie usuniecie części plastikowych i metalowych. Niewątpliwie archiwizacja ta, choć organizacyjnie podobna do archiwizacji akt spraw papierowych, jest mniej pracochłonna i przede wszystkim nie trzeba tu numerować stron zapisanych materiałów archiwalnych. W takich segregatorach/pudłach/teczkach składu miesza nam się dokumentacja o różnych kategoriach archiwalnych i to ma swoje doniosłe konsekwencje dla późniejszego brakowania czy przekazania dokumentacji ze składu do archiwum państwowego, ale o tym innym razem.
A za tydzień – o kluczowej roli metadanych w EZD.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
