Ostatnio pisałem o kontrowersjach związanych ze składami chronologicznymi i mijaniem się w ich przypadku teorii z praktyką w związku z przekazywanie akt do innych organów. Dzisiaj na tapetę wezmę inne elementy, o których trzeba pamiętać podczas pracy ze składami chronologicznymi.
Po pierwsze kluczowa kwestia przy organizacji składów chronologicznych to decyzja ile takich składów powinno funkcjonować w instytucji, w ilu lokalizacjach i kto ma nimi „zarządzać”. Jeżeli mamy do czynienia z małą instytucją, to z reguły dylematu nie będzie, ale przy większych i rozproszonych organizacjach trzeba to dobrze przemyśleć. Co do zasady składy powinny być zlokalizowane w miejscach, gdzie działają tzw. punkty kancelaryjne (rejestrujące korespondencję), ale też zdarzają się przypadki, że mogą być one zlokalizowane w komórkach merytorycznych. Dotyczy to sytuacji, gdzie pracownicy pracujący w EZD muszą mieć szybki dostęp do pierwowzorów „pod ręką”. Wyznaczając klasę JRWA do EZD dobrą praktyką jest określić skład lub składy chronologiczne do obsługi dokumentacji papierowej dla tej klasy. Z reguły w składach miesza nam się dokumentacja z różnych klas, ale może też zaistnieć sytuacja, że konkretny skład w organizacji będzie obsługiwał tylko jedną klasę JRWA realizowaną przez jedną komórkę organizacyjną. Należy tu kierować się względami praktycznymi, ale też nie dopuścić do sytuacji, gdzie każda klasa JRWA w EZD będzie miała odrębny skład – wszystko w racjonalnych granicach.
Należy też pamiętać, że ktoś z organizacji musi zarządzać składem w danej lokalizacji, czyli dbać o to, aby dokumentacja była gromadzona w sposób prawidłowy, aby dobrze podejść do kwestii wypożyczeń dokumentów ze składu oraz do archiwizacji. Zwykle są to pracownicy punktów kancelaryjnych (kancelaria, sekretariat), ale w przypadku lokalizacji składu w komórce merytorycznej też trzeba wyznaczyć i przeszkolić odpowiednie osoby – bo jedna osoba to za mało. Z praktyki wiem, że ryzyk związanych z nieprawidłowościami w obsłudze składów najwięcej właśnie w takich „komórkowych składach”, dlatego ich tworzenie powinno być wyjątkiem, a nie regułą.
Nie tylko liczba i lokalizacja wewnętrzna różnicuje funkcjonowanie składów chronologicznych w różnych organizacjach, a czasami nawet składów w tej samej instytucji. Kolejna rzecz to zawartość merytoryczna, czyli jakie zbiory składają się na dany skład chronologiczny. Bardzo ważne jest, aby określić to w normatywach kancelaryjno-archiwalnych lub zarządzeniu wewnętrznym. Podstawowymi zbiorami są tu zbiory przesyłek wpływających – tych odwzorowanych cyfrowo i nie w pełni odwzorowanych cyfrowo. Ponieważ nie mamy wpływu na to jak klienci komunikują się z instytucją, jakaś „furtka” dla papieru musi być. Kilkunastoletnia praktyka pracy w EZD pokazała, że idea całkowitego wyeliminowania papieru dla dokumentów tworzonych w organizacji jest trudna w realizacji i dlatego też powinny funkcjonować w składach odrębne zbiory dla pism wewnętrznych i wychodzących – tak na wszelki wypadek.
Ciekawym przypadkiem są zwrotne potwierdzenia odbioru. W modelu tradycyjnym zwrotki „podpina” się do pism wychodzących w teczkach aktowych, bez odrębnej ich rejestracji. Ale co zrobić ze zwrotką w EZD? Jako papier powinna trafić do składu chronologicznego, bo zniszczyć jej nie możemy, ale kolejne pytanie to czy jest to dokument wpływający czy wychodzący (element wychodzącego)? Praktyka jest różna, ale coraz częściej urzędy decydują się na tworzenie odrębnego zbioru w składzie dla zwrotek. Kolejna kwestia to czy takie ZPO skanować i jak oddzielić obsługę zwrotki z EZD od tych w sprawach tradycyjnych i rozdzielać je wewnątrz organizacji. Tu modelu są też są różne. Rozstrzygnięcie tych dylematów to jedno, a wypracowanie rozwiązania, które będzie przystępne i zrozumiałe dla pracowników to drugie.
Podobne problemy pojawiają się przy procedowaniu umów papierowych, gdy dotyczą spraw EZD – do jakiego zbioru w składzie to zaklasyfikować? Tu też zdarzają się sytuacje tworzenia odrębnego zbioru dla umów. W urzędach pojawiają się również odrębne zbiory dla faktur. Gdy składy były projektowane nikt nie przewidywał potrzeby tworzenia zbioru dla pism wewnętrznych czy „dylematu ZPO”. Dopiero „praktyka” stała się kreatorem rozwiązań w tym zakresie w różnych organizacjach. Trend tworzenia coraz to nowych zbiorów wg rodzaju dokumentu jest próbą racjonalizacji funkcjonowania składu chronologicznego w instytucjach publicznych i pokazuje potrzebę zmian na tym polu. Postępująca elektronizacja (e-Doręczenia, KSEF itp.) powinna ograniczyć te problemy, ale to wymaga czasu i warto przemyśleć pierwotne założenie w zakresie składów chronologicznych, aby nie były ograniczeniem w zakresie rozwoju samego EZD wśród pracowników.
Zwartość składów – zarówno w sensie ilości zbiorów, jak i objętości dokumentacji – w rożnych lokalizacjach może być zatem różna i trzeba to uwzględnić tworząc „przestrzeń” dla składów chronologicznych, bo to co dotychczas było gromadzone w „szafach wydziałowych”, ma teraz być gromadzone w szafach przynależnych do składu chronologicznego. Osoby zarządzające składem muszą mieć nie tylko dostęp do dokumentacji, ale i zapewnioną praktyczną możliwość nadzoru nad dokumentacją, aby koledzy i koleżanki nie mogli w ramach składu „obsługiwać się sami”.
Aby właściwie zarządzać składem chronologicznym rozumianym jako zbiór kilku rodzajów segregatorów/pudeł/teczek trzeba też mieć narzędzia do tego na poziomie systemu klasy EZD. O tym i o archiwizacji składów będzie jednak za tydzień.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
