7 sierpnia Małgorzata Ziółkowska, zastępca prezesa Fundacji Sprawne Państwo, uczestniczyła w spotkaniu grupy roboczej ds. doręczeń elektronicznych organizowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji i Centralny Ośrodek Informatyki. Na spotkaniu przedstawiono koncepcję planowanych działań szkoleniowych w zakresie doręczeń elektronicznych dla instytucji publicznych, projekt „Przewodnika e-Doręczeń” oraz podsumowano dotychczasowe działania szkoleniowo-informacyjne w tym zakresie. Serdecznie dziękujemy organizatorom za zaproszenie i jako FSP deklarujemy chęć włączenia się w dalszą promocję e-Doręczeń wśród urzędników.
Od 1 stycznia 2025 r. zdecydowana większość pracowników administracji publicznej, zarówno rządowej, jak i tej samorządowej, będzie zobligowania do wykorzystywania nowego kanału komunikacji z klientami, instytucjami, przedsiębiorcami czy stronami postępowań – czyli właśnie doręczeń elektronicznych. W tym celu instytucje publiczne będą musiały posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i jeżeli odbiorca korespondencji również będzie posiadał ADE obowiązkiem będzie dostarczenie mu przesyłki tym właśnie kanałem, czyli realizacja tzw. Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE). Nowym obowiązkiem dla urzędnika będzie zatem weryfikacja ADE odbiorcy i od jej wyniku będzie zależeć to, jak korespondencja wymagająca potwierdzenia nadania lub odbioru będzie mogła być wysłana. Do weryfikacji ADE posłuży Baza Adresów Elektronicznych (BAE) – rejestr publiczny prowadzony przez Ministra Cyfryzacji. ADE w BAE to generalna deklaracja cyfrowości, która z jednej strony zwalnia obywateli ze składania indywidulanych wniosków o stosowanie wobec nich „e-korespondencji” w konkretnych sprawach (odrębnie w każdym z urzędów), a z drugiej zwalnia urzędników z konieczności pilnowania tego i odnotowywania na poziomie każdej ze spraw. A faktem jest, że obywatele coraz bardziej stawiają na komunikację elektroniczną.
W przypadku braku ADE, od 1 stycznia 2025 r. dla administracji rządowej, a od 1 października 2029 r. dla administracji samorządowej, obowiązkiem będzie wykorzystywanie Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH) polegającej na nadaniu przesyłki elektronicznej (plik pdf) z urzędu, a przekształceniu jej w przesyłkę listowną i doręczeniu adresatowi przez Operatora Wyznaczonego, czyli aktualnie – Pocztę Polską. Tym samy e-Doręczenia wprowadzają prymat wysyłki elektronicznej z instytucji publicznych, nawet w sytuacji, gdy klient życzy sobie otrzymać pismo w papierze.
Przesyłki nadanie w ramach e-Doręczeń są odpowiednikami dzisiejszych listów polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, ale są od nich szybsze, tańsze i mniej pracochłonne w obsłudze z perspektywy urzędnika. Dziś dokumenty tworzone przez urzędników powstają z reguły jako dokumenty elektroniczne, więc wysyłka ich w takiej samej postaci generuje mniej obowiązków po stronie pracowników i kosztów po stronie urzędu. E-doręczenia docelowo zastąpią też ePUAP i staną się częścią nowo tworzonych e-usług, dając przy tym najwyższe gwarancje bezpieczeństwa korespondencji i niezaprzeczalne dowody doręczeń, co z punktu widzenia każdego urzędnika jest bardzo ważne. Doręczenia elektroniczne są też istotną przesłanką, aby przechodzić na elektroniczne akta spraw, czyli stosować Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD), do czego Fundacja Sprawne Państwo też zachęca już od pewnego czasu w ramach cyklu „EZD – klucz do cyfrowej administracji”.
A co z tradycyjnymi przesyłkami listowymi, doręczeniami za pomocą gońców czy ePUAP? Z tych kanałów też będziemy mogli korzystać, ale już na zasadzie wyjątków, gdy nie będzie możliwości wykorzystania e-Doręczeń. Aktualnie trwają prace nad wprowadzeniem tzw. okresu przejściowego (od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r.), który z jednej strony służyć będzie „poznaniu i dostosowaniu” się do e-Doręczeń, a z drugiej „obowiązki e-doręczeniowe” mają być na ten czas nieco „złagodzone” i ma obowiązywać możliwość „szerszego” wykorzystania innych kanałów komunikacji – ePUAPu czy listów poleconych. Czekamy wciąż jeszcze na ostateczne ustalenia w tym zakresie.
Warto zatem być na bieżąco i korzystać z dostępnych materiałów dotyczących e-Doręczeń. Zachęcamy przede wszystkim do śledzenia głównej strony poświęconej doręczeniom elektronicznym. Poza samymi informacji można znaleźć tu materiały takie jak instrukcje i filmiki instruktarzowe pokazujące jak korzystać ze skrzynki e-doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji oraz COI prowadzi również forum poświęcone e-Doręczeniom na platformie szkoleniowej pl.ID, gdzie można nie tylko zadać pytanie i uzyskać informację z pierwszej ręki, jak również zapoznać się z materiałami e-learningowymi dedykowanymi obsłudze e-Doręczeń. Serdecznie zachęcamy do założenia konta na platformie bo naprawdę warto.
Znaczna część urzędników będzie korzystać z e-Doręczeń poprzez systemy klasy EZD. W intrenecie dostępne są materiały pokazujące jak wygląda realizacja doręczeń elektronicznych w publicznych systemach klasy EZD – EZD PUW i EZD RP. W przypadku innych systemów klasy EZD czy systemów dziedzinowych warto skontaktować się z ich dostawcami w celu omówienia kwestii integracji z e-Doręczeniami bo staną się one wkrótce głównym kanałem komunikacji w zakresie korespondencji urzędowej. Fundacja Sprawne Państwo zachęca też do testowania doręczeń elektronicznych w ramach udostępnionego instytucjom publicznym środowiska testowego e-Doręczeń.
Przed nami ostatni kwartał tego roku i są to ostatnie chwile aby się przygotować i udowodnić wszystkim niedowiarkom, że polska administracja może być też „e-administracją”!
