Jedną z kluczowych kwestii organizacyjnych przy wprowadzaniu EZD jest kwestia składów chronologicznych. Myśląc o EZD koncentrujemy się na systemie klasy EZD i gromadzeniu w nim elektronicznych akt spraw, tymczasem idea elektronizacji musi również uwzględniać aktualną rzeczywistość, a ta w dużej mierze jest jeszcze „papierowa”. To na co już zwracałem uwagę to fakt, że EZD nie oznacza absolutnego braku papieru, a papier nie eliminuje nam możliwości stosowania EZD. Właśnie składy chronologiczne są tutaj tym narzędziem, które ma nam rozwiązać dylemat „co zrobić z papierem, gdy mam akta sprawy prowadzone w modelu EZD?”.
Mimo postępującej elektronizacji papier w ramach prowadzonych spraw pojawia się jeszcze bardzo często – są to przede wszystkim pisma wpływające, składane przez klientów i strony postępowań, ale czasami też dokumenty wewnętrzne w organizacjach (np. lista obecności czy protokół). Przy pismach wychodzących egzemplarz ad acta ma być elektroniczny, więc tu tylko sporadycznie, gdy przepisy prawa to zakładają, może nam się pojawić egzemplarz papierowy, który musielibyśmy odłożyć do składu chronologicznego. Papier w takich sytuacjach nie może być przeszkodą w stosowaniu EZD, ale jednocześnie jako oryginał często zachowuje wartość dowodową i wymaga odpowiedniego zabezpieczenia.
Stąd idea składów chronologicznych zakładająca, że papier trzeba przechowywać przynajmniej tak długo, jak akta elektroniczne w EZD. Tym samy nawet jeżeli odwzorowaliśmy cyfrowo jakiś dokument papierowy, wprowadziliśmy skan do systemu klasy EZD, opisaliśmy metadanymi i taki już, powstały na bazie papieru, dokument elektroniczny stał się elementem akt sprawy w EZD, to i tak nie jest on wystarczającym „zamiennikiem”, abyśmy mogli „pozbyć się” tego papierowego pierwowzoru. Ta zachowawcza koncepcja zabezpieczenia oryginału i przechowywania go składach jest często krytykowana, gdyż mimo elektronizacji utrwala w pewnym sensie „kult papieru”, będąc jednocześnie barierą w rozwoju samego EZD. Zwracałem na to już uwagę w tekście o dylematach odwzorowań cyfrowych – ponieważ zachowywany jest papier, bardzo często sądy czy organy nadzoru wymagają, aby go im dostarczyć i w takich sytuacjach kompletowanie akt spraw z pism zgromadzonych w składach chronologicznych zupełnie mija się z filozofią samych składów i EZD, powodując nadmiarową pracę po stronie urzędnika. W tej sytuacji trudno dziwić się oporowi urzędników przed przejściem na EZD, skoro praktyka pokazuje, że lepiej „na wszelki wypadek” mieć wszystko postaci tradycyjnej. Nastąpiło tu zatem rozjechanie teorii z praktyką – skład miał w założeniu pełnić funkcję „uzupełniającą” w stosunku do elektronicznych akt spraw, a nie do końca tak się stało. Powoli się to jednak zmienia i miejmy nadzieje, że rozwój tzw. paczki administracyjnej (eADM) zmieni tę niekorzystną sytuację i elektroniczne akta spraw będą wszędzie „honorowane”, bez konieczności dostarczania papierowych pierwowzorów.
Sama filozofia funkcjonowania składów chronologicznych jest też bardzo trudno przyswajalna przez pracowników. Trudno jest im zrozumieć, że dokumenty z jednej sprawy trafiają do różnych segregatorów/teczek/pudeł i dodatkowo tam są jeszcze mieszane z dokumentami z innych spraw, dokumentami ich kolegów i koleżanek, a czasami nawet innych komórek organizacyjnych. Idea składów zakłada bowiem odrębne przechowywanie pism wpływających dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe i odrębne tych dla których wykonano skan tylko częściowo lub wcale.
W zależności od stopnia zeskanowania pismo trafi do segregatora/teczki/pudła A lub B. Inny będzie natomiast moment umieszczenia w składzie – jeżeli brak pełnego odwzorowania stanie się dopiero po zakończeniu sprawy, podczas gdy przy pełnym odwzorowaniu powinno się to stać od razu po rejestracji dokumentu. Jeżeli skład chronologiczny prowadzony jest dla całego urzędu, w tych segregatorach mieszać będą się dokumenty z różnych dziedzin i różnych komórek organizacyjnych, przy czym wewnątrz będzie obowiązywać układ chronologiczny wynikający z rejestracji w systemie klasy EZD i nadanego podczas tego procesu identyfikatora. W urzędach może funkcjonować też kilka składów chronologicznych w kilku lokalizacjach. W składzie poza segregatorami pism wpływających mogą być też gromadzone odrębne zbiory dla pism wewnętrznych i wychodzących, a także inne, jeżeli wynika to przyczyn praktycznych jak np. zbiór dla zwrotek (ZPO) czy np. faktur. Czyli w ramach składu możemy mieć klika zbiorów (czytaj: kilka odrębnych grup segregatorów/teczek/pudeł, w których gromadzimy dokumentację). Wszystko to powinno być jednak uregulowane w normatywach kancelaryjno-archiwalnych lub zarządzeniach wewnętrznych jednostki. To na co zawsze należy uczulać pracowników to fakt, że do składu chronologicznego trafiają tylko dokumenty papierowe zaklasyfikowane do klas JRWA prowadzonych w modelu EZD!
Koncepcyjnie idea składu chronologicznego budzi dziś wiele kontrowersji. Trwają prace na szczeblu rządowym, aby dostosować je do realiów urzędniczych i uczynić bardziej praktycznymi. Dotychczasowe dwie próby – mimo procedowania projektów ustaw – nie doczekały się, z różnych przyczyn, finalizacji, ale trzymam kciuki za dalsze prace w tym kierunku.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
