Podchodząc do tematu wyboru zadań – klas JRWA do prowadzenia w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) – należy wziąć pod uwagę kwestie archiwizacyjne. Zgodnie z normatywami kancelaryjno-archiwalnymi dokumentacja musi podlegać przekazaniu do archiwum zakładowego lub składnicy akt. Pracownicy muszą mieć jednak świadomość, że archiwizacja rozumiana jako uporządkowanie akt i samo przekazanie ich archiwiście, w modelu EZD różni się od tej znanej im z modelu papierowego. Inaczej wygląda tu sam sposób archiwizacji, okres liczenia terminu wykonania czynności przekazania akt, jak i same archiwum lub składnica.
Czynność archiwizacji niewątpliwie należy do tych czynności, których urzędnicy (pracownicy merytoryczni) nie są – łagodnie mówiąc – entuzjastami. Wielokrotnie widziałem i jednocześnie sam doświadczyłem praktyki przerzucania tej czynności na stażystów. Widziałem również ogłoszenia/przetargi, gdzie urzędy sięgały po zasoby zewnętrzne w celu „uporządkowania i archiwizacji” dokumentacji. Osobiście jestem przeciwnikiem takich praktyk – archiwizację powinien wykonywać pracownik merytoryczny, a obowiązkiem jego przełożonego powinien być nadzór, aby realizował ją systematycznie i terminowo, bo faktycznie wieloletnie zaległości na tym polu nadrabia się bardzo trudno. Dlatego myśląc o elektronizacji danego procesu należy mieć na uwadze, aby nie dopuścić tutaj do takich zaniedbań, a to wymaga pełnej świadomości i pracowników merytorycznych, i ich przełożonych, jak ta elektroniczna archiwizacja w EZD wygląda.
Po pierwsze, należy wiedzieć, że w modelu EZD mamy do czynienia z dwoma rodzajami „archiwizacji” – odrębnej dla dokumentacji w systemie klasy EZD prowadzonej w modelu EZD i odrębnej dla składów chronologicznych – czyli dokumentacji papierowej zgromadzonej w toku prowadzania elektronicznych spraw. Z reguły za pierwszą będą odpowiedzialni pracownicy merytoryczni, a za drugą pracownicy prowadzący składy – czyli punkty/stanowiska kancelaryjne.
Do tematu archiwizacji składów wrócę innym razem, dziś skupię się na tej „merytorycznej”, w systemie klasy EZD. Jak pisałem tydzień temu – systemu klasy EZD musi pełnić funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt, czyli dawać możliwość przekazania zaklasyfikowanej i zakwalifikowanej dokumentacji w systemie pod nadzór archiwisty. Polega to na przekazaniu odpowiednich uprawnień do zarządzania dokumentacją w systemie – zabranie ich pracownikowi merytorycznemu na rzecz archiwisty. Nie ma tu wymogu sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych – a praktyka pokazuje, że pracownicy dziś często mają problem z ich prawidłowym przygotowaniem.
W odróżnieniu od modelu papierowego, w EZD archiwizujemy pojedyncze sprawy, a nawet dokumenty, nie zaś „teczki”, czyli zbiory spraw/dokumentów. Nie musimy zatem już czekać z archiwizacją na zakończenie ostatniej sprawy w teczce, jak to jest w systemie papierowym. W EZD każdą sprawę „rozliczamy” odrębnie i archiwizujemy po 3 latach od jej zakończenia (sprawa zakończona w 2024 r. będzie archiwizowana w 2027 r.). Takie uproszczenie w połączeniu z brakiem konieczności „porządkowania” akt wewnątrz teczki czyni proces archiwizacji łatwiejszy w realizacji.
Kluczowym elementem procesu archiwizacji w EZD jest uzupełnienie tzw. metadanych dla dokumentacji i spraw zgromadzonych w systemie. Metadane to są kluczowe informacje na temat zgromadzonej w systemie dokumentacji, a standardowym załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej jest wykaz metadanych dla przesyłek wpływających, wychodzących, elementów akt spraw niebędących przesyłkami (pisma wewnętrzne) i spraw, które to należy w systemie „uzupełniać”. Jeżeli mamy kompletną dokumentację/akta spraw w systemie i uzupełnione metadane sama czynność archiwizacji może być realizowana przez system automatycznie lub przy pomocy kilku kliknięć, co powoduje, że taka archiwizacja jest prostsza niż ta papierowa. Dotyczy to zwłaszcza archiwizacji materiałów archiwalnych, gdzie odpada nam przede wszystkim numerowanie każdej zapisanej strony akt, co dziś w dalszym ciągu jest zmorą dla urzędników. Musimy tu jednak pamiętać, że aby prowadzić klasy JRWA o kategorii archiwalnej „A” w EZD, to system klasy EZD musi umożliwiać nam generowanie paczki archiwalnej – niezbędnej aby przekazać dokumentację do Archiwów Państwowych.
Archiwizacja w modelu EZD z punktu widzenia pracownika merytorycznego jest o wiele mniej pracochłonna i często wspomagana przez system klasy EZD. O ile do tej pory rozważaliśmy raczej przeszkody w elektronizacji pewnych procesów, o tyle kwestie archiwizacyjne powinny być tu argumentem na rzecz EZD, zarówno dla pracowników, jak i ich przełożonych. Ci ostatni będą mogli lepiej nadzorować proces archiwizacji podwładnych, bo system będzie ich w tym wspierał. Mam nadzieje zatem, że dzięki wprowadzeniu EZD często występujące dziś „problemy” z archiwizacją zostaną wyeliminowane, a pracownicy nie będą już robić kwaśnych min na samą myśl o tym procesie. EZD ma ułatwiać nam życie i kwestia archiwizacji jest tutaj dobrym tego przykładem.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
