Mając system klasy EZD i regulacje dotyczące stosowania EZD w normatywach kancelaryjno-archiwalnych kolejnym krokiem na drodze wprowadzenia EZD jest określenie zakresu jego wykorzystania w danej jednostce. Wiążą się z tym dwa pojęcia: „system podstawowy” i tzw. „wyjątki”.
Należy pamiętać, że wchodzenie w „tryb EZD” jest przejściem z papierowego na elektroniczny model procedowania dokumentacji i z reguły jest to proces, który jest rozłożony w czasie. Niewiele jest jednostek, które też od razu wprowadzają EZD „na 100%”. Najczęściej mamy do czynienia z czasową koegzystencją obu modeli (papierowego i elektronicznego) w jednostkach i stopniowego rozszerzania się „wpływów” EZD na kolejne obszary zadań. Przepisy nakazują jednak, aby postawić wyraźną granicę, który model w danej jednostce jest tym podstawowym, czyli tym domyślnym, tym pierwszego wyboru, a który jest uzupełniający. Podjęcie decyzji w tym zakresie decyduje o obiegu dokumentacji w jednostce oraz jak będziemy definiować tzw. „wyjątki”, bo są to wyjątki od systemu podstawowego.
Wyjątki dotyczą zadań realizowanych w podmiotach i przepisy pozwalają podjąć decyzję, że zadanie A będziemy procedować papierowo, czyli prowadzić akta spraw i archiwizować teczki aktowe, a zadanie B – w EZD, czyli prowadzić akta spraw i archiwizować je w systemie.
Każde jednak zadanie realizowane przez daną jednostkę musi mieć swoje odzwierciedlenie w jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA), który jest jednym z trzech normatywów kancelaryjno-archiwalnych. JRWA służy do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów, który podmiot wytworzył lub otrzymał. Budowa JRWA jest skorelowana z zdaniami realizowanymi przez daną jednostkę, poprzez tzw. klasy JRWA, które są „numerycznym i hasłowym” określeniem każdego z zadań. Jeżeli podmiot realizuje jakieś zadanie, oznacza to, że będzie w związku z tym zdaniem powstawać dokumentacja, która musi być zaklasyfikowana i zakwalifikowana w oparciu o JRWA, a konkretnie przypisana temu zadaniu odpowiednia klasy JRWA. I właśnie na poziomie klasy JRWA definiujemy w jakim modelu (papierowym czy elektronicznym) prowadzona jest dokumentacja dotycząca przypisanego klasie zdania.
Przykładowym zadaniem, które realizuje każdy podmiot publiczny jest udzielanie informacji publicznej. To zadanie jest wskazane w JRWA poprzez odpowiednią klasę, z reguły o haśle „Udostępnienie informacji publicznej”. Dokumentacja powstająca w związku z realizacją tego zadania może zatem być prowadzona w systemie tradycyjnym lub EZD i o tym decyduje kierownik jednostki. Jeżeli wskaże on system tradycyjny jako podstawowy, a zarazem zdecyduje, że klasa dotycząca informacji publicznej będzie prowadzona w EZD – to staje się ona właśnie tzw. „wyjątkiem”.
Co warto podkreślić, podjęta decyzja o sposobie realizacji konkretnego zadania (klasy JRWA) dotyczy wszystkich spraw dotyczących tego zadania. Czyli, na przykład, otrzymując wniosek o udostępnienie informacji publicznej papierowo – nie możemy założyć sprawy i prowadzić ją papierowo, skoro określiliśmy, że ta klasa jest prowadzona w EZD. Sposób prowadzenia dokumentacji danej sprawy/zadania w podmiocie nie jest tu zależny ani determinowany sposobem komunikacji z klientem (papierowym/elektronicznym).
Niezależnie zatem od przyjętego systemu podstawowego, to na poziomie klas JRWA definiujemy dla każdej kategorii spraw/zdań sposób procedowania akt spraw i ich archiwizacji. System podstawowy jest dla nas punktem odniesienia, bo na jego podstawie należy w odrębnym zarządzeniu wewnętrznym wskazać klasy JRWA, które będą prowadzone w innym systemie/modelu czyli właśnie te tzw. „wyjątki”.
Najczęściej podmioty publiczne decydują się na ewolucyjne podejście do wprowadzania EZD – czyli pozostawiają system/model tradycyjny jako podstawowy i stopniowo zwiększają liczbę „wyjątków” w EZD, aż do momentu kiedy są gotowe zmienić system podstawowy na EZD.
O ile ten proces nie trwa zbyt długo, takie rozwiązanie pozwala skutecznie zaadoptować EZD w organizacji oraz zrozumieć jego ideę i zasady przez pracowników.