Wprowadzenie EZD – normatywy kancelaryjno-archiwalne

Karol Ciechoński By Karol Ciechoński
4 Min Read

Jak pisałem tydzień temu instalacja systemu klasy EZD i jego „przeklikiwanie” przez pracowników to za mało, aby można było powiedzieć, że wdrożono EZD w organizacji. Do skutecznego wprowadzenia EZD konieczne są też zmiany prawne, organizacyjne i procesowe wewnątrz instytucji.

Aby móc wejść w „tryb EZD” trzeba przede wszystkim mieć podstawę w przepisach, czyli odpowiednie zapisy w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej opisujących zarządzanie dokumentacją i wykonywanie czynności kancelaryjnych w EZD w danej jednostce. Niestety zdarza się, że kierownictwo urzędów nie jest tego świadome i mając system klasy EZD zaczyna działać w nim „elektronicznie” nie mając ku temu podstaw w przepisach.

Zgodnie z tzw. ustawą archiwalną są dwa możliwe sposoby „procedowania” dokumentacji w jednostkach: papierowy – tzw. system tradycyjny i elektroniczny – właśnie EZD.

Na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych dostępna jest przykładowa instrukcja kancelaryjna przygotowana pod EZD. Choć jest już trochę leciwa i wymaga uaktualnienia, może stanowić podstawę do przygotowania własnych regulacji dla EZD. Osobiście uważam, że dla mniejszych instytucji (np. jednostek organizacyjnych JST) to jednostki nadrzędne powinny wziąć na siebie proces opracowania normatywów kancelaryjnych – w małych organizacjach z reguły brak do tego wystarczającego know-how.

Domyślnym sposobem (modelem) działania w tym zakresie jest ten papierowy i jego zimna na „nowszy model”, czyli EZD, wymaga intencjonalnego i celowego działania po stronie kierownictwa danej instytucji – przygotowania regulacji w tym zakresie w normatywach kancelaryjno-archiwalnych. To tam szukamy odpowiedzi na pytanie jak powinno wyglądać działanie w EZD i na czym ono polega, a nie w instrukcji pracy w systemie teleinformatycznym, którą otrzymaliśmy od producenta!

Polecam też aby wzorować się na innych, bo dziś w Internecie możemy znaleźć wiele instrukcji kancelaryjnych, zawierających bardzo ciekawe zapisy w kontekście realizacji EZD. Osobiście zainteresowanych zachęcam do zapoznania się z rozwiązaniami Ministerstwa Finansów czy wspomnianej NDAP.

Związane ręce w zakresie wprowadzenia własnych normatywów kancelaryjnych mają niestety jednostki samorządu terytorialnego i wojewodowie, bo tu obowiązujące są normatywy wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. I choć daje ono podstawy do realizacji EZD to wymaga zmian i środowiska samorządowe od wielu lat zgłaszają potrzebę modyfikacji tego aktu prawnego, głównie ze względu na EZD właśnie. Jak na razie jest to niestety głos wołającego na puszczę…

Warto też mieć na uwadze, że przygotowane instrukcje muszą też zostać uzgodnione z właściwymi archiwami państwowymi, a to z reguły trochę trwa, więc należy o tym pamiętać zawczasu myśląc o wprowadzeniu EZD.


Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.

Leave a comment